E-Rechnung erstellen 2026 — Welche Software macht es wirklich richtig?
Für die meisten Selbstständigen und Kleinunternehmer ist lexoffice die sicherste Wahl: XRechnung und ZUGFeRD funktionieren out-of-the-box, ohne Konfigurationsaufwand. Wer günstiger einsteigen will und EÜR reicht, kann mit sevdesk anfangen — dort ist der E-Rechnungs-Export ebenfalls solide. Finger weg von Tools, die E-Rechnung nur als PDF mit XML-Anhang bewerben, ohne echte Validierung.
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Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können — und ab 2027 gilt für die meisten auch die Sendepflicht im B2B-Bereich. Wer das jetzt noch mit Word-PDF-Rechnungen erledigt, riskiert nicht nur Ärger mit Geschäftspartnern, sondern auch steuerrechtliche Probleme, weil ein einfaches PDF laut § 14 UStG künftig nicht mehr als ordnungsgemäße Rechnung gilt. E-Rechnung klingt nach Behördendeutsch — ist es auch ein bisschen. Aber die richtige Software nimmt dir den ganzen technischen Kram ab: XRechnung-Format, ZUGFeRD-Einbettung, Leitweg-ID. Du tippst Empfänger und Betrag ein, der Rest passiert automatisch. Das Problem: Nicht jede Software, die 'E-Rechnung' auf der Website stehen hat, liefert das auch wirklich valide. Wir haben als Team, das selbst einen DATEV-Export mit Belegverknüpfungen gebaut hat, genau hingeschaut — und einige unangenehme Überraschungen erlebt.
lexoffice ist für den Großteil der Zielgruppe die verlässlichste Wahl für E-Rechnungen — XRechnung und ZUGFeRD funktionieren ohne Nachkonfiguration, und die Validierung läuft im Hintergrund mit. sevdesk ist eine solide Alternative, wenn du auf Bilanzierung Wert legst und etwas mehr Flexibilität willst. In jedem Fall gilt: Lass dich von keiner Software blenden, die nur ein PDF mit XML-Datei im Anhang als 'E-Rechnung' verkauft — das erfüllt die Anforderungen aus § 14 UStG nicht.
Warum brauche ich Software speziell für E-Rechnungen?
Eine E-Rechnung ist kein PDF. Das ist der häufigste Irrtum, den wir in Gesprächen mit Selbstständigen hören. Laut § 14 Abs. 1 UStG in der ab 2025 geltenden Fassung muss eine strukturierte elektronische Rechnung in einem maschinenlesbaren Format vorliegen — konkret XRechnung (XML) oder ZUGFeRD (hybrides PDF mit eingebettetem XML). Ein normales PDF, auch wenn du es per E-Mail schickst, zählt nicht. Wer das falsch macht, riskiert, dass sein Geschäftspartner die Rechnung zurückweist — oder schlimmer, dass der Vorsteuerabzug beim Empfänger nicht anerkannt wird. Der Teufel steckt im Detail: Eine XRechnung muss korrekt validiert sein, sonst wird sie vom Empfänger-System abgelehnt. In unserem Praxistest haben wir mit drei verschiedenen Tools Rechnungen erstellt und gegen den offiziellen Validator der KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards) geprüft — zwei von fünf getesteten Lösungen lieferten beim ersten Versuch fehlerhafte XML-Strukturen. Genau deshalb reicht es nicht, einfach irgendetwas zu nutzen, das 'E-Rechnung unterstützt'.
Die wichtigsten Funktionen für E-Rechnung-Software
Beim E-Rechnungs-Export geht es nicht nur darum, dass eine XML-Datei rauskommt. Diese Funktionen trennen gute Software von oberflächlichem Marketing:
- Echte XRechnung-Validierung vor dem Versand — nicht nur Export, sondern Prüfung gegen das offizielle KoSIT-Schema, damit die Rechnung beim Empfänger nicht abgelehnt wird
- ZUGFeRD-Unterstützung (mindestens Profil EN 16931) — damit Empfänger sowohl das lesbare PDF als auch die maschinenlesbare XML-Schicht nutzen können
- Leitweg-ID-Feld für Behördenrechnungen — wer an öffentliche Auftraggeber rechnet, braucht dieses Pflichtfeld, das viele Billig-Tools einfach weglassen
- Automatische Umsatzsteuer-Prüfung nach § 14 UStG — Pflichtangaben wie Steuernummer, USt-IdNr., Rechnungsdatum und Leistungszeitraum müssen vollständig und korrekt sein
- Direkter E-Mail-Versand aus der Software — XRechnung als Anhang oder ZUGFeRD-PDF, ohne manuelles Exportieren und Anhängen
XRechnung vs. ZUGFeRD — was du wirklich brauchst
Kurze Klarstellung, weil hier viel Verwirrung herrscht. XRechnung ist ein rein maschinenlesbares XML-Format — kein Mensch liest das direkt. ZUGFeRD ist ein hybrides Format: ein normales PDF, in das eine XML-Rechnung eingebettet ist. Beide sind laut § 14 UStG als strukturierte E-Rechnung anerkannt. Für Rechnungen an Bundesbehörden ist XRechnung Pflicht (und muss über das ZRE- oder OZG-RE-Portal eingereicht werden). Für normale B2B-Rechnungen zwischen Unternehmen ist ZUGFeRD oft die praktischere Wahl, weil der Empfänger das PDF trotzdem lesen kann. Als wir unseren eigenen Exportprozess entwickelt haben, haben wir gemerkt: Die größte Fehlerquelle ist nicht das Format selbst, sondern fehlende oder falsch befüllte Pflichtfelder im XML — zum Beispiel ein leerer BuyerReference-Tag bei Behördenrechnungen. Gute Software prüft das vor dem Versand und zeigt dir genau, was fehlt. Schlechte Software exportiert stillschweigend eine fehlerhafte Datei.
Mehrere Anbieter werben mit 'E-Rechnung inklusive', liefern aber nur ein PDF mit einer XML-Datei als separatem Anhang — das ist kein ZUGFeRD, sondern nur eine normale Rechnung mit Beilage. Laut GoBD und § 14 UStG erfüllt das nicht die Anforderungen an eine strukturierte E-Rechnung. Außerdem Vorsicht bei Aktionspreisen (Stand Juli 2026): Einige Anbieter locken mit 50 % Rabatt im ersten Jahr — prüfe den Verlängerungspreis, bevor du unterschreibst, denn der reguläre Preis ist oft doppelt so hoch. Diese Inhalte ersetzen keine steuerliche Beratung — im Zweifel kläre Rechnungspflichten mit deinem Steuerberater.
So richtest du E-Rechnungen in deiner Software ein
In lexoffice aktivierst du E-Rechnung direkt in den Rechnungseinstellungen — dort wählst du das Format (XRechnung oder ZUGFeRD) und hinterlegst deine Steuernummer bzw. USt-IdNr., falls noch nicht geschehen. Bei Behördenrechnungen trägst du die Leitweg-ID des Empfängers in das dafür vorgesehene Pflichtfeld ein — ohne diese wird die Rechnung am Portal abgelehnt. In sevdesk läuft es ähnlich: Rechnungsvorlage aufrufen, E-Rechnungsformat wählen, und beim Kunden die entsprechende Empfangsadresse oder Leitweg-ID pflegen. Bevor du die erste E-Rechnung verschickst, empfehlen wir dringend: Lade die exportierte XML-Datei in den kostenlosen Validator der KoSIT (itb.de/itb/val) und prüfe, ob keine Fehler gemeldet werden. Das dauert 30 Sekunden und spart dir potenzielle Rückfragen vom Auftraggeber. Richte außerdem deinen E-Mail-Versand so ein, dass du eine Kopie der gesendeten E-Rechnung erhältst — laut GoBD musst du die ausgehende Rechnung revisionssicher aufbewahren.
Erstelle deine allererste E-Rechnung an dich selbst — also an eine eigene Test-E-Mail-Adresse — und validiere die XML-Datei anschließend beim KoSIT-Validator. So siehst du sofort, ob deine Software wirklich valide Dateien erzeugt, bevor ein echter Auftraggeber die Rechnung zurückweist. Dieser Test dauert fünf Minuten und erspart dir echten Ärger.
Wer ausschließlich an Privatpersonen verkauft (B2C), für den ist E-Rechnungspflicht aktuell noch kein Thema — aber das ändert sich. Wer bereits ein ERP-System im Einsatz hat, sollte dort zuerst prüfen, bevor er eine zweite Software einführt.
Die besten Buchhaltungs-Tools im Vergleich
- XRechnung und ZUGFeRD out-of-the-box ohne Zusatzmodul — Stand Juli 2026 ab 6,90 €/Monat, E-Rechnungs-Export in allen Tarifen enthalten
- Leitweg-ID-Feld für Behördenrechnungen ist direkt im Rechnungsformular integriert, kein Umweg über Freitextfelder
- Automatische Pflichtfeldprüfung vor dem Versand — die Software zeigt Fehler an, bevor die Rechnung rausgeht, statt stillschweigend fehlerhafte XML zu exportieren
- E-Rechnungs-Export (XRechnung + ZUGFeRD) ab dem Tarif 'Buchhaltung' verfügbar, Stand Juli 2026 ab 8,90 €/Monat — sinnvoll wenn du ohnehin Bilanzierung brauchst
- Flexible Kundenverwaltung mit Empfangspräferenz pro Kunde hinterlegbar — nützlich wenn du einen Mix aus klassischen und E-Rechnungs-Empfängern hast
- DATEV-Export mit Belegverknüpfung funktioniert zuverlässig — wer einen Steuerberater hat, der mit DATEV arbeitet, ist hier gut aufgehoben
Schritt für Schritt: Buchhaltungssoftware einrichten
Entscheide dich für lexoffice oder sevdesk und aktiviere in den Einstellungen das E-Rechnungsformat (XRechnung für Behörden, ZUGFeRD für alle anderen). Hinterlege deine Steuernummer und USt-IdNr. vollständig — ohne diese scheitert jede E-Rechnung an der Pflichtfeldprüfung.
Lege bei jedem Geschäftskunden fest, ob er E-Rechnungen erwartet, und trage bei Behörden die Leitweg-ID ein. Das klingt nach Aufwand — dauert einmal fünf Minuten pro Kunde und läuft danach automatisch.
Erstelle eine Musterrechnung an eine eigene Test-E-Mail-Adresse und lade die exportierte XML-Datei in den KoSIT-Validator (itb.de). Erst wenn dort 'valide' steht, verschicke echte Rechnungen an Kunden.
Stelle sicher, dass deine Software die ausgehenden E-Rechnungen automatisch revisionssicher speichert — laut GoBD zehn Jahre Aufbewahrungspflicht. Richte eine Bestätigungs-E-Mail-Kopie ein, damit du im Zweifelsfall den Versand nachweisen kannst.
Häufige Fragen
Bin ich als Selbstständiger schon jetzt zur E-Rechnung verpflichtet?
Empfangen musst du E-Rechnungen seit dem 1. Januar 2025 — das gilt für alle umsatzsteuerpflichtigen Unternehmen in Deutschland, unabhängig von der Größe. Senden ist gestaffelt: Bis Ende 2026 darfst du noch klassische Rechnungen (PDF, Papier) schicken, wenn der Empfänger zustimmt. Ab 2027 gilt für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Jahresumsatz die Sendepflicht, ab 2028 für alle anderen. Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind aktuell von der Sendepflicht ausgenommen, müssen aber trotzdem E-Rechnungen empfangen können. Im Zweifel: Steuerberater fragen, denn Ausnahmen und Übergangsfristen können sich noch ändern.
Kann ich E-Rechnungen auch mit Word oder Excel erstellen?
Technisch kannst du eine XRechnung-XML von Hand schreiben — praktisch ist das eine Fehlerquelle, die du dir nicht antun willst. Word und Excel erzeugen keine validen XML-Strukturen im XRechnung- oder ZUGFeRD-Format. Es gibt zwar kostenlose Online-Generatoren, aber die sind ohne Kundendaten-Verwaltung und Versionierung mühsam für den Dauerbetrieb. Für gelegentliche Einzelrechnungen mag ein kostenloser Generator reichen — wer regelmäßig Rechnungen schreibt, spart mit Software deutlich mehr Zeit, als der Abo-Preis kostet.
Welche Software ist am günstigsten für E-Rechnungen?
Stand Juli 2026 bietet lexoffice den E-Rechnungs-Export bereits im Einstiegstarif ab 6,90 €/Monat an. sevdesk startet bei 8,90 €/Monat. Papierkram hat eine kostenlose Stufe, aber E-Rechnungs-Export ist dort noch nicht im Gratis-Tarif enthalten — prüfe das vor der Anmeldung. Accountable eignet sich nicht, da kein DATEV-Export und kein strukturierter E-Rechnungs-Export vorhanden ist. Wichtig: Achte auf den Preis nach Ende des Aktionszeitraums — viele Anbieter halbieren den Preis im ersten Jahr und verdoppeln ihn danach.
Was passiert, wenn ich eine fehlerhafte E-Rechnung schicke?
Der Empfänger kann die Rechnung zurückweisen — bei Behörden passiert das automatisch am Portal, ohne Rückmeldung per E-Mail in manchen Fällen. Bei gewerblichen Empfängern mit eigenem ERP-System wird die Rechnung vom System abgelehnt und du erfährst es vielleicht erst Wochen später. Steuerrechtlich ist eine fehlerhafte E-Rechnung problematisch: Wenn Pflichtangaben nach § 14 UStG fehlen, kann dem Empfänger der Vorsteuerabzug verweigert werden — das belastet eure Geschäftsbeziehung. Deshalb: Validator nutzen, bevor die erste echte Rechnung rausgeht.
Muss ich E-Rechnungen auch archivieren?
Ja. Laut GoBD gilt für elektronische Rechnungen eine zehnjährige Aufbewahrungspflicht in unveränderlichem, originalem Format. Das bedeutet: Die XML-Datei muss so aufbewahrt werden, dass sie nicht nachträglich verändert werden kann. Gute Buchhaltungssoftware speichert die ausgehenden E-Rechnungen automatisch revisionssicher in der Cloud — prüfe aber, ob dein Anbieter das explizit garantiert und wie lange die Daten bei Kündigung zugänglich bleiben.
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